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Kassenbuchführung unterstützt von Kassensystemen
Alle Gewerbetreibenden sollten moderne Kassensysteme nutzen, um nicht nur alle Verkäufe verbuchen zu können. Außerdem ist jeder Gewerbetreibende, der mit Bargeldgeschäften zu tun hat hierzulande verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Darin sind alle Gelbewegungen einzutragen: der Bargeldbestand einer Abrechnung bei Geschäftsschluss ist der Anfangsbestand für den nächsten Tag. Dann sind alle Einnahmen und alle Entnahmen ins Kassen-Buch einzutragen und mit Belegen nachzuweisen. Eingangsbelege sind beispielsweise die Bonrollen, die bei der täglichen Umsatzabrechnung der Kasse erstellt wird. Ausgangsbelege sind Rechnungen, Quittungen, usw. Natürlich reichen für kleine Betriebe auch Registrierkassen aus, die die nötigen Belege für Einnahmen auch ausreichend erstellen können. Aber ein Kassensystem ist auch für Kleinstbetriebe sinnvoll, weil auch hier vielerlei Arbeitsschritte von der Kassensoftware eines Kassensystems erleichtert werden können. So kann beispielsweise an Kassensystemen eine PC-Kasse angeschlossen werden, die ihrerseits die Buchung der Zahlungsein- und -ausgänge übernimmt. Auch in einem kleinen Betrieb kann die Arbeitszeit des Unternehmers selbst aber auch die eventueller Angestellter mit der Kassensoftware eines Kassensystems erfasst werden. Wie auch in großen Betrieben können Kassensysteme in jedem Betrieb auch die Warenbewegungen überblicken. Desweiteren können alle betrieblichen Kosten über die Kassensoftware von Kassensystemen erfasst und verarbeitet werden. Die wichtigsten Betriebskosten sind wahrscheinlich Kosten für Personal, Energie, zu entrichtende Steuern (Umsatz- und Gewerbesteuern) sowie die Kosten für den Wareneinsatz. Die Ermittlung und Verbuchung dieser Aufwendungen ist ebenfalls über moderne Kassensysteme möglich. Registrierkassen sind dafür mit nicht ausreichender Kassensoftware ausgerüstet. Das Kassen-Buch dient übrigens nicht nur der eigenen Übersicht des Unternehmers. Es dient auch als Nachweis für getätigte Geschäfte gegenüber den Finanzbehörden. Aber nicht nur, um hier gut dazustehen, ist es wichtig dass in der Kasse eines Betriebes keine Differenzen vorhanden sind. Erst wenn die Einnahmen ein Guthaben gegenüber den Ausgaben nachweisen, kann der Unternehmer von Gewinn sprechen und davon seinen Lebensunterhalt bestreiten. Investitionen sind häufig über Darlehen finanziert, die über einen längeren Zeitraum auch das Betriebsergebnis beeinflussen. Auch hier muss über die Einkünfte des Betriebes genügend hereinkommen, um die Tilgung zu gewährleisten. Da reichen tägliche Bareinnahmen, die über Kassensysteme, Netzwerkkassen oder Registrierkassen gebucht werden, nicht immer aus. Über Verkäufe größerer Mengen kann auch eine Rechnung erstellt werden, die dann vom Kunden bargeldlos per Überweisung zur Zahlung angewiesen wird. Die Kassensoftware einiger Kassensysteme kann auch die betriebliche Buchhaltung unterstützen und bargeldlose Zahlungseingänge verwalten. Branchenunabhängig ist es wichtig und richtig, den Betrieb dem Konzept entsprechend einzurichten und zu führen. Aber auch technisch sollte jedes Unternehmen modern ausgerüstet werden, um mit nächsten Investitionen dieser Art nicht beginnen zu müssen, bevor die erste Investition sich rechnet. Auch für die rechnerische und statistische Verarbeitung sämtlicher Investitionskosten ist ein Kassensystem geeignet. Insbesondere kleine Betriebe müssen daher bei Nutzung dieser modernen Kassen nicht noch zusätzliche PC-Plätze einrichten, die verwalterische Aufgaben übernehmen. Das Kassenbuch kann ebenso wertgleich über eine Kassensoftware geführt werden wie auch über klassische PC-Arbeitsplätze.
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